Alle Funktionen von HuTa-Desk im Überblick.

Zentrale Grundlage der Anwendung mit Login, Rechten, Einstellungen und Systembetrieb.

• Benutzerauthentifizierung (Login/Logout, JWT-Token) und Session-Management
• Benutzerverwaltung, Gruppen und granulare Berechtigungen
• Firmeneinstellungen, Nummernkreise sowie Steuer- und Zahlungsarten-Verwaltung
• Systemversionierung und Datenbankmigrationen

Vollständige Kundenverwaltung mit Kontaktdaten und Zahlungslogik.

• Kunden anlegen, bearbeiten, löschen und filtern (aktiv/inaktiv)
• SEPA-Mandate inklusive IBAN/BIC und IBAN-Validierung
• Flexible Zahlungsmethoden und automatische Kundennummerierung
• Kundendetailansicht mit Buchungen und Hunden

Umfassende Hundeprofile mit Gesundheitsdaten, Medikation und Bildverwaltung.

• Hundeprofile anlegen, bearbeiten, löschen und auf aktiv/inaktiv setzen
• Foto-Upload mit integriertem Bildbearbeitungs- und Zuschneidewerkzeug
• Gesundheitsdaten wie Impfungen, Untersuchungen, Allergien und Medikamente
• Besitzerwechsel-Funktion für einfache Übernahmen

Buchungen, Tarife und Preise mit Statuslogik für den täglichen Betrieb.

• Buchungen anlegen, bearbeiten, löschen und anzeigen
• Datum- und Tarifauswahl je Buchung inklusive Preis-Override
• Tagesübersicht, Berichte, Suche und Filter
• Rabattberechnung und statusbasierte Bearbeitung (abgerechnet read-only)

Kompletter Rechnungsprozess von automatischer Abrechnung bis Versand und Storno.

• Automatische Abrechnung offener Buchungen und PDF-Rechnung (PDF/A-3b)
• Rechnungsvorlagen, E-Mail-Versand und DATEV-Versand
• Zahlungsverfolgung, Rechnungsnotizen und Aktivitätsprotokoll
• Storno mit Stornorechnung, Batch-Download als ZIP und Rechnungsausgangsbuch

Betriebssicherheit durch die Möglichkeit, manuelle Backups zu erstellen und gezielt wiederherzustellen.

• Manuelle PostgreSQL pg_dump-Backups erstellen und auflisten
• Backups manuell herunterladen, löschen und verwalten
• Manuelle Wiederherstellung mit pg_restore inklusive Upload externer Backups

Import und Export von Kundendaten und stetig weiter wachsende Möglichkeiten für Im- und Exporte im CSV-Format.

• CSV-Import von Kundendaten
• CSV-Export von Kundendaten
• Fortlaufend erweiterte Import- und Exportmöglichkeiten im CSV-Format

Verwaltung von Gutschriften mit automatischer Integration in Rechnungen.

• Gutschriften anlegen, bearbeiten und löschen
• Kundenzuordnung, Steuersatzauswahl sowie Netto-/Brutto-Berechnung
• Zwei-Tab-Ansicht (Erstellt / Abgerechnet)
• Automatische Übernahme als negative Position bei Rechnungserstellung

Zentrale Verwaltung von Mitarbeiterprofilen für Teamorganisation und Übersicht.

• Mitarbeiter anlegen, bearbeiten, löschen und anzeigen
• Profile mit Kontaktdaten und Mitarbeiternummer

Arbeitszeitmanagement mit Sessions, Pausen und Auswertung als PDF.

• Manuelle Arbeitszeiteinträge anlegen, bearbeiten und löschen
• Aktive Zeitsessions starten, pausieren und stoppen
• Pausenverwaltung je Session und Wochenanalyse
• Stundenzettel-PDF-Export mit korrekt aufgelösten Urlaubstypen

Urlaubsanträge mit Typen, Freigabe-Workflow und getrennten Berechtigungen.

• Urlaubsanträge anlegen, bearbeiten und löschen
• Urlaubstypen mit requiresApproval-Flag konfigurieren
• Genehmigen/Ablehnen mit Historie und offener-Anträge-Badge
• Getrennte Rechte vacation_approve und vacation_edit sowie Feiertagsverwaltung

Reporting für Umsatz, Auslastung und KPI-Dashboards mit Exportfunktionen.

• Umsatzberichte und Auslastungsberichte mit Filterung
• PDF-Export für Umsatz-, Auslastungs- und Ausgangsbuch-Berichte
• Dashboard-KPIs wie Tagesumsatz, Belegung und offene Rechnungen
• Erweiterte Dashboard-Ansicht mit berechtigungsgesteuerten Kundennamen

SEPA-Einzug mit XML-Generierung, Mandaten und Bankdatei-Management.

• SEPA-XML-Dateien im Format pain.008.001.08 erstellen
• Sammellastschrift-Dateien mit Sequenztyp-Automatik (FRST / RCUR)
• Ausführungsdatum-Berechnung sowie Datei-Download und Verwaltung
• Mandatsverwaltung pro Kunde inklusive IBAN-Validierung

Direkte Anbindung des Geschäftskontos per FinTS für einen schnellen Überblick über Zahlungseingänge.

• Bankkonto per FinTS an HuTa-Desk anbinden
• Kontoumsätze automatisiert abrufen
• Abgleich eingehender Zahlungen mit offenen Rechnungen
• Schnellerer Überblick über den Zahlungsstatus ohne manuellen Blick ins Online-Banking

CSV-Import von Zahlungseingängen für Konten und Zahlungsanbieter ohne FinTS-Unterstützung, zum Abgleich mit offenen Rechnungen.

• Zahlungseingänge als CSV importieren, auch von Konten oder Anbietern ohne FinTS-Unterstützung
• Importierte Zahlungen offenen Rechnungen zuordnen
• Ergänzt die FinTS-Kontoanbindung für Banken und Zahlungsanbieter außerhalb des FinTS-Standards

Mehrstufiger Mahnprozess für offene Forderungen inklusive Kommunikation.

• Konfigurierbare Mahnstufen und automatisierte Überfälligkeitsprüfung
• Mahngebühren pro Rechnung und Mahnstatus-Tracking
• PDF-Mahnschreiben mit automatischem E-Mail-Versand
• Lückenlose Protokollierung und Verlauf des Mahnprozesses

Newsletter- und Rundmail-Funktionen mit Empfängerlisten und Vorlagen.

• Newsletter anlegen, bearbeiten, löschen und versenden
• HTML-E-Mail-Editor, Empfängerverwaltung und Anhangsverwaltung
• Versand an alle oder ausgewählte Kunden (Opt-in-basiert)
• E-Mail-Templates für Rechnungs- und Mahnungsversand sowie Rundmail-Funktion

Integrierter E-Mail-Client mit IMAP, Entwürfen und serverseitiger Suche.

• IMAP-Integration mit Ordnern, Posteingang und gesendeten Objekten
• E-Mails lesen, schreiben, antworten und weiterleiten
• Ordnerweite serverseitige Suche (IMAP SEARCH mit UID) und Paginierung
• Entwurfsverwaltung in der Datenbank und Signaturen mit Platzhaltern

Visueller Editor für PDF-Vorlagen mit Variablen, Uploads und Vorschau.

• Anpassbare PDF-Rechnungsvorlagen im visuellen Editor
• Template-Variablen für Kunde, Rechnung, Firma und MwSt
• Mehrere Vorlagen parallel sowie Bild-Upload (z. B. Briefkopf, Logo)
• Vorschau und Test-PDF-Generierung direkt im Modul

Externer Systemzugang über abgesicherte REST-API und Clientverwaltung.

• REST-API mit 229+ Endpunkten
• Zweistufige Authentifizierung (Client-ID + Secret + JWT)
• API-Client-Management inklusive Secret-Rotation
• Granulare Rechte und Rate Limiting (200/min, 5000/Stunde)

Eigenes Kundenportal, in dem Ihre Kunden ihre Rechnungen jederzeit einsehen können.

• Eigener Zugang für Kunden zum Kundenportal
• Rechnungen einsehen und als PDF herunterladen
• Reduziert Rückfragen und schafft Transparenz im Alltag

Die Integration von Mollie-Payments in HuTa-Desk ermöglicht den automatischen Einzug von Rechnungen beim Kunden inklusive automatischem Zahlungsstatus-Update im System. Kunden können Rechnungen dann direkt im Kundenportal per Kreditkarte, Google Pay oder Apple Pay bezahlen.

Die Einrichtungshilfe ist kostenlos. Voraussetzung ist ein eigener Vertrag mit Mollie Payments, bei dessen Erstellung wir ebenfalls gerne unterstützen.